Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Sie haben zwölf Monate Zeit, gerechnet ab dem Ende des Abrechnungszeitraums. Wer über das Kalenderjahr abrechnet, muss die Abrechnung für 2025 dem Mieter also bis zum 31. Dezember 2026 zugehen lassen. So steht es in § 556 Absatz 3 BGB.

Diese Frist ist keine Empfehlung. Lassen Sie sie verstreichen, können Sie in aller Regel kein Geld mehr nachfordern, selbst wenn die Abrechnung inhaltlich völlig korrekt ist.

Eine Einschränkung vorweg: Die jährliche Abrechnung betrifft Wohnraummietverhältnisse, in denen Betriebskosten als Vorauszahlung vereinbart sind. Haben Sie mit Ihrem Mieter eine Betriebskostenpauschale vereinbart, wird grundsätzlich nicht jährlich abgerechnet. § 556 Absatz 2 BGB unterscheidet beide Formen ausdrücklich. Für Gewerbemietverhältnisse gilt § 556 BGB nicht unmittelbar, dort können abweichende Regelungen vereinbart sein.

Die Frist im Kalender

Der Abrechnungszeitraum muss nicht das Kalenderjahr sein. Entscheidend ist, wann er endet.

Wenn Sie mehrere Objekte mit unterschiedlichen Zeiträumen verwalten, laufen entsprechend mehrere Fristen parallel. Dadurch kann eine davon leicht übersehen werden.

Was passiert, wenn die Frist verstreicht?

Das Gesetz formuliert es deutlich:

"Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten."

Grundsätzlich können Sie dann nichts mehr nachfordern. Das Gesetz lässt nur eine Ausnahme zu, nämlich wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Ob das zutrifft, entscheidet im Streitfall ein Gericht.

Diese Ausnahme ist enger, als sie klingt. Erreicht Sie die Abrechnung eines Versorgers oder ein behördlicher Bescheid erst verspätet, kann eine Nachforderung ausnahmsweise noch möglich sein. Darlegen und beweisen müssen aber Sie, dass Sie die Verzögerung nicht zu vertreten hatten.

Und sobald das Hindernis weggefallen ist, müssen Sie die Nachforderung zügig geltend machen. Der Bundesgerichtshof hat dafür im Regelfall drei Monate ab Wegfall des Hindernisses zugrunde gelegt (Urteil vom 5. Juli 2006, VIII ZR 220/05). Wer sich darauf beruft, die Verspätung nicht verschuldet zu haben, darf die Abrechnung danach also nicht liegen lassen.

Verlassen Sie sich deshalb nicht auf die Ausnahme, sondern planen Sie mit der Frist.

Abgeschickt oder angekommen?

Das Gesetz verlangt, die Abrechnung dem Mieter mitzuteilen. Es genügt nach diesem Wortlaut nicht, sie am 31. Dezember in den Briefkasten der Post zu werfen. Sie muss den Mieter erreicht haben.

Praktisch heißt das: Rechnen Sie Postlaufzeiten ein und dokumentieren Sie nicht nur den Versand, sondern den nachweisbaren Zugang. Wenn es später Streit gibt, müssen Sie den Zugang belegen können, nicht der Mieter das Gegenteil. Auch ein Verlust auf dem Postweg geht grundsätzlich zu Ihren Lasten.

Gilt die Frist auch für ein Guthaben des Mieters?

Nein. Ausgeschlossen ist nach dem Gesetzeswortlaut allein die Nachforderung des Vermieters. Ergibt eine verspätete Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, hat er darauf weiterhin Anspruch.

Eine verspätete Abrechnung ist deshalb nicht wertlos. Ohne das Vorliegen einer gesetzlichen Ausnahme können Sie daraus aber keine Nachforderung mehr verlangen.

Wie lange kann der Mieter der Abrechnung widersprechen?

Der Mieter hat ebenfalls zwölf Monate, gerechnet ab dem Zugang der Abrechnung. Danach kann er Einwendungen nicht mehr geltend machen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat.

Eine Abrechnung ist im ersten Jahr nach Zugang also noch angreifbar. Dass der Mieter bereits gezahlt hat, beendet die Frist für sich genommen nicht. Etwas anderes gilt, wenn sich beide Seiten nach Zugang der Abrechnung ausdrücklich auf ein Ergebnis geeinigt haben.

Umgekehrt läuft die Frist nur bei einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung, und auch für den Mieter gilt die Ausnahme, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Nach Ablauf des Jahres ist eine Abrechnung deshalb weitgehend, aber nicht in jedem denkbaren Fall vom Tisch.

Nach welchem Maßstab Sie überhaupt verteilen

Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Das ist die gesetzliche Grundregel aus § 556a BGB.

Davon gibt es eine Abweichung: Kosten, die von einem erfassten unterschiedlichen Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, müssen nach einem entsprechenden Maßstab verteilt werden.

Ein verbreiteter Irrtum ist, dass ein vorhandener Zähler automatisch bedeutet, alles nach Zählerstand abzurechnen. Für Heizung und Warmwasser gilt das nicht. § 7 der Heizkostenverordnung verlangt, von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage "mindestens 50 vom Hundert, höchstens 70 vom Hundert nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer" zu verteilen.

Der verbleibende Anteil geht nicht zwingend nach Wohnfläche. Bei den Heizkosten sind die übrigen Kosten laut § 7 "nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum zu verteilen", wobei auch auf die beheizten Räume abgestellt werden kann. Bei der Warmwasserversorgung wird der Rest nach § 8 der Verordnung nach der Wohn- oder Nutzfläche umgelegt. Für Heiz- und Warmwasserkosten gehen die Vorgaben der Heizkostenverordnung also vor, und sie kennt eigene Ausnahmen.

Einen vereinbarten Verteilungsschlüssel dürfen Sie außerdem nicht beliebig einseitig ändern. § 556a Absatz 2 BGB erlaubt Ihnen nur, in Textform zu bestimmen, dass Betriebskosten künftig ganz oder teilweise nach dem erfassten Verbrauch oder der erfassten Verursachung umgelegt werden. Die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig. Waren die Kosten bisher in der Miete enthalten, ist diese entsprechend herabzusetzen.

Vermieten Sie eine Eigentumswohnung und haben Sie mit dem Mieter nichts anderes vereinbart, gilt der Maßstab, der für die Verteilung zwischen den Wohnungseigentümern jeweils gilt. Der kann auf einer Vereinbarung beruhen, ebenso auf Gesetz oder Beschluss. Widerspricht er billigem Ermessen, gelten stattdessen die Grundregeln aus § 556a Absatz 1: grundsätzlich die Wohnfläche, und bei erfasstem unterschiedlichem Verbrauch oder erfasster Verursachung ein entsprechender Maßstab.

Über allem steht der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, den § 556 Absatz 3 ausdrücklich nennt. Sie dürfen umlegen, was angefallen ist, aber nicht jeden Betrag ungeprüft weiterreichen.

Damit die Frist nicht reißt

Die Abrechnung scheitert selten am Rechnen. Sie scheitert daran, dass im November Belege fehlen und niemand mehr weiß, welcher Zählerstand zum Stichtag galt. Was hilft:

• Belege sofort ablegen und der Immobilie zuordnen, nicht gesammelt im Herbst
• Zählerstände zum Stichtag erfassen, solange das Datum noch stimmt
• Je Objekt notieren, wann der Abrechnungszeitraum endet und wann die Frist abläuft
• Versand und nachweisbaren Zugang dokumentieren

Besonders heikel wird es bei einem Mieterwechsel mitten im Abrechnungszeitraum. Die Zwischenablesung ist dann vor allem für die verbrauchsabhängigen Kosten maßgeblich. Für Heiz- und Warmwasserkosten gelten ergänzend die Aufteilungsregeln des § 9b der Heizkostenverordnung, etwa nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig. Was bei der Übergabe sonst noch festzuhalten ist, steht im Wohnungsübergabeprotokoll. Und weil die Vorauszahlungen Ihrer Mieter steuerlich Einnahmen sind, brauchen Sie dieselben Zahlen noch einmal für die Anlage V.

Genau an dieser Stelle setzt estateco.ai an: Belege werden beim Hochladen automatisch ausgelesen und der richtigen Immobilie zugeordnet, und aus den erfassten Kosten entsteht die Abrechnung, statt dass Sie im Dezember Ordner durchsuchen. Was das kostet, steht auf der Preisseite.

Wenn es komplizierter wird

Dieser Artikel gibt den Gesetzestext wieder und ordnet ihn für den Normalfall ein. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Wenn Ihr Mieter widerspricht, ein Mieterwechsel mitten im Abrechnungszeitraum liegt oder Sie eine Frist bereits verpasst haben, lassen Sie den konkreten Fall anwaltlich prüfen.

Gesetzliche Grundlagen und Rechtsprechung: § 556 und § 556a BGB sowie § 7, § 8 und § 9b der Heizkostenverordnung, jeweils im Wortlaut nachgelesen. Dazu die Entscheidungen des Bundesgerichtshofs vom 5. Juli 2006 (VIII ZR 220/05) zur zügigen Nachforderung nach Wegfall eines Hindernisses, vom 21. Januar 2009 (VIII ZR 107/08) zu Zugang und Beweislast, vom 25. Januar 2017 (VIII ZR 249/15) zum Verschulden bei verspäteter Abrechnung und vom 28. Oktober 2020 (VIII ZR 230/19) zur verbindlichen Einigung über das Abrechnungsergebnis. Stand: August 2026.