Datenschutzerklärung der estateco.ai

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

1.1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Tuari AI UG (haftungsbeschränkt)
Niedermerzer Str. 18
52457 Aldenhoven
Deutschland

E-Mail: estateco@tuariai.com

1.2 Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, sofern keine gesetzliche Pflicht hierzu besteht.

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:
E-Mail: datenschutz@tuariai.com

2. Grundlegendes

2.1 Datenschutz bei estateco.ai

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns höchste Priorität. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG), für Cookies und vergleichbare Technologien nach den Vorgaben des TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz).

2.2 Was wir nicht tun

• Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte.
• Wir nutzen Ihre Daten nicht für Werbezwecke Dritter.
• Wir verwenden Inhalte aus der Nutzung der Plattform nicht zum Training eigener KI-Modelle.
• Soweit wir KI-Dienstleister per API einsetzen, erfolgt die Übermittlung zur Vertragserfüllung; eine Nutzung übermittelter API-Daten zum Training von KI-Modellen erfolgt nicht, sofern dies nach den Bedingungen/Verträgen des jeweiligen Anbieters ausgeschlossen ist oder nicht aktiviert wurde (z. B. kein Opt-in).

3. Datenverarbeitung im Überblick

3.1 Hosting und Infrastruktur

3.2 Drittanbieter (Empfänger)

4. Welche Daten wir erheben

4.1 Registrierung und Kontodaten

Bei der Registrierung erheben wir:

• E-Mail-Adresse (Pflicht)
• Name (Pflicht)
• Passwort (verschlüsselt/gehasht gespeichert)
• Organisationsname (optional, bei Erstellung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

4.2 Abrechnungs- und Zahlungsdaten

Für die Abrechnung verarbeiten wir:

• Rechnungsadresse
• Zahlungsstatus/Transaktionsdaten (Zahlungsdetails werden bei Stripe verarbeitet)
• Rechnungs- und Belegdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten)

4.3 Nutzungsdaten (Anwendungsdaten)

Im Rahmen der Nutzung speichern wir (je nach Nutzung):

• Immobilien- und Einheitendaten
• Mieterdaten (Name, Kontakt, Vertragsdaten)
• Finanzdaten (Mieten, Transaktionen, Belege)
• Dokumente (Verträge, Rechnungen, Fotos)
• Chat-Verläufe mit dem AI Assistant
• KI-Outputs (z. B. generierte Texte/Bilder), soweit diese in der Plattform gespeichert werden

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

4.4 Technische Daten / Logdaten

Bei jedem Zugriff können technisch bedingt verarbeitet werden:

• IP-Adresse (ggf. gekürzt)
• Browsertyp und -version, Betriebssystem
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Referrer-URL
• Sicherheits- und Fehlerprotokolle (Logs)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit, Stabilität, Missbrauchsprävention)

4.5 Herkunftsangabe und Partnercode bei der Registrierung

Bei der Registrierung können Sie freiwillig angeben, wie Sie auf estateco aufmerksam geworden sind, und einen Partnercode eintragen. Kommen Sie über einen Link mit Partner- oder Kampagnenkennung zu uns (zum Beispiel ?ref= oder ?utm_source=), übernehmen wir diese Kennung in die Registrierung. Wir speichern diese Angaben mit dem Zeitpunkt der Registrierung in Ihrem Nutzerkonto, einen Partnercode zusätzlich bei Ihrer Organisation.

Zweck: Wir werten aus, über welche Wege Nutzer zu estateco finden, und rechnen mit Partnern eine vereinbarte Vergütung für vermittelte Kunden ab.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung unserer Werbewege und an der Abrechnung mit Partnern). Die Angaben sind freiwillig; ohne sie können Sie estateco uneingeschränkt nutzen. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wir speichern die Angaben, solange Ihr Konto besteht.

5. Besondere Verarbeitungen

5.1 AI Assistant und KI-Funktionen (OpenAI)

Was passiert:

• Ihre Anfragen an den AI Assistant sowie ggf. notwendige Inhalte/Auszüge werden zur Verarbeitung an die OpenAI API übermittelt.
• Dabei können – abhängig von Ihrer Anfrage – auch personenbezogene Daten von Mietern (z. B. Namen, Vertrags- und Zahlungsdaten, Inhalte hochgeladener Dokumente) an OpenAI übermittelt werden. Verarbeiten Sie als Vermieter/Verwalter Mieterdaten, sind Sie insoweit Verantwortlicher (siehe Ziffer 11).
• Über die OpenAI-API übermittelte Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Eine Verarbeitung kann in den USA erfolgen; abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln (siehe Ziffer 10).
• Die Antworten werden in der App angezeigt und können – abhängig von der Funktion – im Chatverlauf gespeichert werden.
• Der Chatverlauf kann (sofern die Funktion angeboten wird) vom Nutzer gelöscht werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

5.2 KI-Bildgenerierung (Replicate / Modellanbieter z. B. Google)

Was passiert:

• Bei der KI-Bildgenerierung werden Bilddaten und erforderliche Parameter/Prompts an Replicate übermittelt, um das jeweilige Modell auszuführen (z. B. „Nano Banana Pro“).
• Die Verarbeitung erfolgt zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Funktion.

Hinweis zu personenbezogenen Daten in Bildern:
Bilder können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Personen, Kennzeichen, Hausnummern). Sie sind dafür verantwortlich, nur rechtmäßig zu verarbeiten und erforderliche Rechtsgrundlagen/Einwilligungen einzuholen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

5.3 Bankanbindung (banksapi)

Was passiert:

• Die Bankanbindung erfolgt über banksapi.
• Ihre Bankzugangsdaten werden ausschließlich an banksapi übermittelt.
• Wir erhalten nur Lesezugriff auf Transaktionsdaten.
• Wir speichern keine Bankzugangsdaten.

Welche Daten wir erhalten:

• Kontoinhaber
• IBAN/BIC
• Transaktionsdaten (Datum, Betrag, Empfänger/Absender, Verwendungszweck)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – Sie erteilen die Einwilligung aktiv beim Verbinden Ihres Bankkontos.

5.4 Dokumentenanalyse

Was passiert:

• Hochgeladene Dokumente können optional per KI analysiert werden.
• Die Analyse extrahiert Daten wie Beträge, Datumsangaben, Namen.
• Dokumente werden gespeichert (Frankfurt, Deutschland).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

5.5 Zahlungsabwicklung (Stripe)

Was passiert:

• Zahlungen werden über Stripe abgewickelt.
• Zahlungsdetails (z. B. Karten-/Kontodaten) werden ausschließlich bei Stripe verarbeitet.
• Wir erhalten nur eine Transaktions-ID und Zahlungsbestätigung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

5.6 E-Mail Versand (Resend)

Was passiert:

• Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Registrierung, Bestätigung, Passwort-Reset, Systemhinweise, Rechnungs-/Zahlungsbenachrichtigungen) nutzen wir Resend.
• Dabei werden insbesondere E-Mail-Adresse sowie Inhalte der System-E-Mails verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb und Kommunikation)

5.7 Produktanalyse und -verbesserung

Zur Verbesserung unserer Plattform können wir Nutzungsdaten auswerten, insbesondere:

• Feature-Nutzung, Klickpfade, Interaktionsdaten
• Ladezeiten, Performance-Metriken
• Fehlerprotokolle und Crash-Reports
• A/B-Testing- und Experimentdaten

Soweit für bestimmte Technologien eine Einwilligung erforderlich ist (z. B. nicht notwendige Cookies/vergleichbare Technologien), setzen wir diese nur nach Einwilligung ein.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Produktverbesserung und Sicherheit)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 TDDDG, soweit einwilligungspflichtig

Widerspruch/Opt-out:
Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO). Soweit technisch bereitgestellt, können Sie Einstellungen zur Analyse in Ihrem Konto unter „Einstellungen → Datenschutz“ vornehmen.

5.8 Feedback- und Kontaktfunktion

Was passiert:

• Wenn Sie uns über die Feedback-Funktion in der App oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.
• Für den E-Mail-Versand nutzen wir den Dienstleister Resend (siehe Ziffer 5.6).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche/vertragliche Kommunikation) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).

5.9 Tipps zur Einrichtung und Erinnerung an die Abrechnungsfrist

Wenn Sie bei der Registrierung das freiwillige Häkchen dafür setzen, schicken wir Ihnen per E-Mail Tipps zur Einrichtung von estateco und eine Erinnerung an die Frist Ihrer Nebenkostenabrechnung. Ohne dieses Häkchen erhalten Sie diese E-Mails nicht; die Registrierung hängt nicht davon ab. Als Nachweis speichern wir Ihre Einwilligung mit Zeitpunkt und Fassung des Einwilligungstextes. Den Versand übernimmt Resend (siehe Ziffer 5.6).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Widerruf: Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in diesen E-Mails oder per E-Mail an datenschutz@tuariai.com.

6. Speicherdauer

6.1 Grundsatz

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung des Vertragszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

6.2 Konkrete Speicherfristen

6.3 Nach Vertragsende

Nach Vertragsende werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6.4 Backups

Backups werden turnusgemäß überschrieben. Dadurch kann sich eine endgültige Löschung technisch verzögern; dies betrifft ausschließlich Sicherungskopien.

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Kontakt für Datenschutzanfragen:
E-Mail: datenschutz@tuariai.com

8. Datensicherheit und Sicherheitsvorfälle

8.1 Technische Maßnahmen

• Verschlüsselung bei Übertragung (TLS)
• Zugriffskontrollen und Rollen-/Rechtesysteme
• Monitoring und Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse
• Regelmäßige Backups

8.2 Organisatorische Maßnahmen

• Beschränkter Mitarbeiterzugriff (Need-to-know)
• Vertraulichkeitsverpflichtungen
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen

8.3 Umgang mit Sicherheitsvorfällen (Data Breach)

Bei Sicherheitsvorfällen ergreifen wir unverzüglich Maßnahmen zur Eindämmung und Analyse. Sofern gesetzlich erforderlich, melden wir Vorfälle an Aufsichtsbehörden (Art. 33 DSGVO) und informieren betroffene Personen (Art. 34 DSGVO). Bei Vorfällen bei Unterauftragnehmern koordinieren wir die Aufklärung und informieren im gesetzlich erforderlichen Umfang.

9. Cookies und Tracking

9.1 Notwendige Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies für:

• Authentifizierung und Session-Management
• Speicherung von Benutzereinstellungen
• Sicherheitsfunktionen

Diese Cookies sind für den Betrieb der Plattform erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

9.2 Keine Analyse-/Marketing-Cookies

Auf unserer öffentlichen Website setzen wir derzeit keine nicht notwendigen Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies und keine vergleichbaren Technologien ein. Neben den notwendigen Cookies nutzen wir lediglich lokalen Speicher (localStorage) für Komfortfunktionen wie Anzeigeeinstellungen (Hell-/Dunkelmodus) und die Speicherung Ihrer Kenntnisnahme des Cookie-Hinweises.

Partner- und Kampagnenkennungen in Links (zum Beispiel ?ref= oder ?utm_source=) legen wir nicht auf Ihrem Gerät ab, weder in Cookies noch im lokalen Speicher des Browsers. Solange die Seite geöffnet ist, hängen wir sie nur an die Links zur Registrierung an. Gespeichert werden sie erst, wenn Sie sich registrieren (siehe Ziffer 4.5).

Nach Anmeldung oder Registrierung nutzt die App den Sitzungsspeicher des Browsers (sessionStorage) für kurzlebige Funktionen, etwa die Begrüßung nach dem Login und den Gesprächsverlauf des Assistenten im geöffneten Tab. Diese Einträge löscht der Browser, wenn Sie den Tab schließen.

Sollten wir künftig einwilligungspflichtige Technologien einsetzen, holen wir Ihre Einwilligung vorher über einen entsprechenden Auswahldialog ein und aktualisieren diese Erklärung.

10. Datenübermittlung in Drittländer

Die zentrale Datenhaltung (Datenbank und Dateispeicher bei Supabase) erfolgt in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland (AWS eu-central-1) – insoweit findet kein Drittlandtransfer statt. Soweit einzelne Diensteanbieter Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten, erfolgt dies – soweit erforderlich – auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter zertifiziert ist, bzw. EU-Standardvertragsklauseln) oder anderer zulässiger Mechanismen.

• Supabase: Kern-Datenhaltung in Frankfurt (DE); ein etwaiger Support-Zugriff der US-Muttergesellschaft ist über DPF/Standardvertragsklauseln abgesichert.
• OpenAI: Verarbeitung kann in den USA erfolgen (DPF/Standardvertragsklauseln).
• Stripe: Verarbeitung kann außerhalb der EU erfolgen (DPF/Standardvertragsklauseln).
• Replicate: Verarbeitung kann außerhalb der EU erfolgen (Standardvertragsklauseln).
• Resend: Verarbeitung kann außerhalb der EU erfolgen (DPF/Standardvertragsklauseln).

11. Verarbeitung von Mieterdaten

11.1 Sie als Verantwortlicher

Wenn Sie als Vermieter/Verwalter Daten Ihrer Mieter in estateco.ai speichern, sind Sie datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Daten. Wir verarbeiten diese Daten in Ihrem Auftrag.

11.2 Auftragsverarbeitung

Für die Verarbeitung von Mieterdaten schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die aktuelle Fassung ist unter estateco.ai/avv abrufbar; Sie akzeptieren den AVV bei der Registrierung.

11.3 Ihre Pflichten

Als Verantwortlicher sind Sie verpflichtet:

• Ihre Mieter über die Datenverarbeitung zu informieren
• Erforderliche Einwilligungen einzuholen
• Auskunftsersuchen Ihrer Mieter zu bearbeiten

12. Auftragsverarbeitung (AVV) – Kurzbeschreibung

12.1 Gegenstand und Dauer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag im Rahmen der Bereitstellung der estateco.ai Plattform. Die Dauer entspricht der Vertragslaufzeit.

12.2 Art und Zweck der Verarbeitung

• Speicherung und Verwaltung von Immobilien-, Mieter- und Finanzdaten
• Bereitstellung der Plattformfunktionen
• Technischer Support

12.3 Kategorien betroffener Personen

• Mieter des Kunden
• Kontaktpersonen und Dienstleister
• Mitarbeiter des Kunden (bei Team-Nutzung)

12.4 Kategorien personenbezogener Daten

• Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
• Vertragsdaten (Mietverträge, Zahlungsinformationen)
• Kommunikationsdaten
• Finanzdaten
• Dokumente

12.5 Unterauftragnehmer

Folgende Unterauftragnehmer können eingesetzt werden (stets aktuelle Liste unter estateco.ai/subprocessors):

12.6 Ihre Weisungsrechte

Sie können uns jederzeit Weisungen zur Verarbeitung erteilen. Weisungen bedürfen der Textform.

12.7 Löschung und Rückgabe

Nach Vertragsende werden Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Ein Datenexport ist nur während der aktiven Vertragslaufzeit möglich.

13. Aggregierte/Anonymisierte Auswertungen

Wir können Daten in aggregierter, anonymisierter und/oder statistischer Form auswerten, um:

• die Plattform zu verbessern (z. B. Produktoptimierung, Fehleranalyse), und/oder
• Marktkennzahlen/Statistiken zu erstellen und zu veröffentlichen oder Dritten bereitzustellen (auch entgeltlich),

sofern diese Auswertungen keine Rückschlüsse auf einzelne Personen, Nutzer, Mieter, konkrete Objekte oder konkrete Vertrags-/Zahlungsdaten zulassen und keine personenbezogenen Daten (mehr) enthalten.

Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO).

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.

15. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:

E-Mail: datenschutz@tuariai.com
Post: Tuari AI UG (haftungsbeschränkt), Niedermerzer Str. 18, 52457 Aldenhoven, Deutschland

Letzte Aktualisierung: Oktober 2026