Nebenkostenabrechnung 2025 erstellen

Wer über das Kalenderjahr abrechnet, muss die Abrechnung für 2025 dem Mieter bis zum 31.12.2026 zugehen lassen. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Absatz 3 BGB).

Was 2025 anders ist

Grundsteuer nach neuem Recht

Für 2025 gilt erstmals das reformierte Grundsteuergesetz (§ 37 Absatz 1 GrStG). Für viele Vermieter wirkt sich die neu berechnete Grundsteuer damit zum ersten Mal in der Abrechnung aus. Sie gehört wie bisher zu den Betriebskosten (§ 2 Nummer 1 BetrKV) und darf umgelegt werden, wenn der Mietvertrag das vorsieht (§ 556 Absatz 1 BGB). Ohne andere Vereinbarung wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a Absatz 1 BGB), der Anteil leerstehender Einheiten bleibt bei Ihnen. Mehr zur Grundsteuer

Kabel- und Breitbandgebühren

Laufende Grundgebühren für Kabel- und Breitbandanschlüsse lässt § 2 Nummer 15 BetrKV nur bis zum 30. Juni 2024 als Betriebskosten zu. In der Abrechnung für 2025 haben sie deshalb keinen Platz mehr. Umlegbar bleiben etwa der Betriebsstrom der Verteilanlage und die Prüfung einer Gemeinschaftsantenne, bei Anlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet wurden, auch diese nicht.

CO2-Kosten der Heizung

Heizen Sie mit Brennstoffen wie Erdgas oder Heizöl, teilen Sie die CO2-Kosten mit Ihren Mietern. Bei Wohngebäuden hängt Ihr Anteil vom CO2-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche ab und liegt zwischen 0 und 95 Prozent (§ 5 CO2KostAufG mit Anlage). Für 2025 beträgt der CO2-Preis 55 Euro je Tonne, nach 45 Euro im Vorjahr (§ 10 Absatz 2 BEHG).

Weisen Sie den Anteil des Mieters, die Einstufung und die Berechnungsgrundlagen in der Heizkostenabrechnung nicht aus, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Absatz 3 und 4 CO2KostAufG).

Was Sie brauchen

• Alle Rechnungen und Bescheide für 2025, etwa Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherung und Hausstrom
• Die Vorauszahlungen, die jeder Mieter 2025 tatsächlich gezahlt hat
• Wohnflächen, Personenzahlen und die im Mietvertrag vereinbarten Verteilerschlüssel
• Die Heizkostenabrechnung des Messdienstes, wenn ein Dienstleister Heizung und Warmwasser abrechnet
• Bei einem Mieterwechsel das Ein- und Auszugsdatum und möglichst die Zählerstände zum Wechsel

So geht es mit estateco

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   Unterlagen hochladen

   Mit der Turbo-Einrichtung laden Sie Exposé, Mieterliste und Mietverträge hoch, bis zu zehn Dateien je Durchgang. Die KI schlägt daraus Immobilie, Einheiten, Mieter und Verträge vor. Sie prüfen die Vorschau und legen dann an. Rechnungen können Sie dabei gleich als Belege am Objekt ablegen.

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   Belege prüfen

   Beim Hochladen liest die KI Betrag, Datum, Kostenart und Umlagefähigkeit aus. Jeder so erkannte Beleg bleibt als „Zu prüfen“ markiert, bis Sie ihn bestätigen oder korrigieren. Kabel- und Breitbandgebühren führt estateco als eigene Kostenart, die nicht umgelegt wird.

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   Abrechnung erstellen

   Der Abrechnungsassistent führt Sie von Jahr und Objekt über Belege und Verteilerschlüssel bis zu den gezahlten Vorauszahlungen. Er berücksichtigt Leerstand, Mieterwechsel und die CO2-Aufteilung. Für jede Kostenart steht in der Abrechnung, mit welchem Schlüssel und Anteil sie verteilt wurde. Das Ergebnis können Sie anpassen und als PDF herunterladen.

Häufige Fragen